La traducción se deberá imprimir utilizando tinta negra y hojas de papel tipo Romaní marginado provistas por el Colegio. Al menos la primera hoja deberá tener el membrete del Colegio. El texto de la traducción deberá estar en fuente Arial o Times New Roman con tamaño de 11,5 o 12 puntos e interlineado doble (esto resultará en aproximadamente 25 líneas por carilla). Deberán imprimirse ambas carillas de la hoja. En caso de que no se utilice el reverso de una hoja, se deberá invalidar dicho espacio con una línea diagonal.

El texto de la traducción deberá tener una alineación justificada y no podrá contener espacios en blanco. De haberlos, se deberán completar con guiones (-) o barras (/). Quedan exceptuados de este requisito los documentos con características singulares, como tablas, gráficos, cuadros o imágenes (por ejemplo, balances, contratos o certificados analíticos de estudios, entre otros) para los que podría resultar conveniente respetar su diagramación original. En estos casos, se podrá realizar la traducción en hojas A4 membretadas (en venta en la oficina del Colegio).

La primera hoja de cada uno de los documentos traducidos debe ser la hoja Romaní membretada del Colegio; las siguientes pueden o no tener el logo, pero deberán tener el recuadro Romaní.

A pedido del cliente y con el fin de respetar la diagramación del documento original (por ejemplo, contratos, balances y documentos similares), la traducción se puede realizar en otra hoja que no sea la de tipo Romaní. Para estos casos puntuales, deberán adquirir en el Colegio hojas tamaño A4 membretadas, sin recuadro Romaní.

La traducción se deberá encabezar con el título en español TRADUCCIÓN y deberá estar precedida por el documento fuente. Si la traducción es a otro idioma, deberá estar encabezada por el título TRADUCCIÓN en español, seguido del mismo título en el idioma de destino.

La traducción debe estar precedida por el documento fuente. Cuando la traducción exceda las posibilidades del uso de una abrochadora, se puede anillar o colocar un broche «Nepaco». La certificación del Colegio se abrochará a la última página del documento.

No se pueden realizar traducciones cuyo documento fuente esté impreso en papel de fax o que contengan documentos impresos en tal material, dado el carácter no perdurable de la impresión en soporte termosensible.

El documento debe traducirse íntegramente: texto, sellos y notas marginales. Sin perjuicio de lo anterior, si parte del texto no se traduce (por tratarse de texto ilegible o en otro idioma), esto deberá aclararse en el cuerpo del texto o en la fórmula de cierre. Cuando corresponda, es conveniente poner «firma ilegible» o «texto manuscrito» en lugar de tratar de descifrar aquello que esté en manuscrito o dar fe de una firma que pueda leerse.

 Si la traducción es parcial por pedido expreso del cliente, esto deberá ser consignado en la fórmula de cierre.

No existe ninguna norma que impida traducirlos. El profesional siempre debe aclarar en su fórmula de cierre si la traducción se realiza, por ejemplo, a partir del documento original, de una fotocopia simple, de un documento electrónico impreso o de una copia legalizada.

Se recomienda solicitar una copia legalizada para deslindar la responsabilidad del traductor en caso de manipulación del documento original.

Los organismos suelen requerir la presentación de los documentos originales y, en algunos casos, es posible que acepten copias legalizadas.

Conviene que el cliente consulte en el lugar donde deba presentar la documentación si le aceptan que la traducción se haya realizado sobre determinado tipo de documento fuente (original, fotocopia legalizada o fotocopia simple).

No se pueden realizar traducciones cuyo documento fuente esté impreso en papel de fax o que contengan documentos impresos en tal material, dado el carácter no perdurable de la impresión en soporte termosensible.

En estos casos, se transcribe el material grabado que se considera como documento fuente y, luego, se procede como con cualquier traducción.

Al finalizar la traducción, deberá incluirse la fórmula de cierre, la cual debe contemplar nombre y apellido de la persona matriculada, número de matrícula, idioma del cual y al cual se traduce, tipo de documento (original, copia legalizada o copia simple), localidad (perteneciente a la región comprendida por la segunda circunscripción de la provincia de Santa Fe, detallada en la Ley 10.757) y fecha en que se realiza la traducción.

Si se traduce al español, la fórmula de cierre deberá redactarse una única vez en español. Si el idioma de destino de la traducción no es el español, la fórmula de cierre deberá redactarse en los dos idiomas, primero en el idioma de destino y luego en español. Se prohíbe expresamente la fórmula de cierre preimpresa o en forma de sello.

Ejemplo de fórmula de cierre: El presente documento fue firmado por mí, [Nombre y apellido], matrícula n.º [número de matrícula] del Colegio de Traductores de la Pcia. de Santa Fe, 2.ª Circunscunscripción. Es traducción fiel y completa del idioma **** al **** del documento (original, copia legalizada o copia simple, etc.) que tuve ante mí y al cual está adjunta. Rosario, a los xx días del mes de xxxxx de 202X.

Se pueden agregar notas aclaratorias antes de la fórmula de cierre, por ejemplo, para indicar la cantidad de páginas de que consta el documento original, advertir si es traducción parcial, señalar que el documento fuente contiene partes en otros idiomas, o cualquier otra particularidad del documento original que sea necesario señalar. Algunas de estas aclaraciones se pueden incluir directamente en la fórmula de cierre. 

Toda nota o modificación se debe realizar antes de la fórmula de cierre. Si , el traductor debe repetir su firma y sello debajo de dicha nota o enmienda.

Modelo de sello (el recuadro es solo de carácter ilustrativo, Ud. debe respetar el contenido y la disposición del texto): 

El sello se debe colocar cruzado entre la última página del documento fuente y la primera de la traducción. Además, se deben sellar todas las hojas de la traducción entre sí. La firma del profesinoal entre las hojas de la traducción es opcional.

Inmediatamente después de la fórmula de cierre, sin superposición ni espacios en blanco entre la fórmula y el sello, el traductor debe firmar y estampar su sello.

Toda nota o enmienda se debe realizar antes de la fórmula de cierre. Si es necesario incluirla a posteriori, el traductor debe repetir su firma y sello debajo de dicha nota o enmienda.

El trámite lo puede realizar el profesional, el cliente o un comisionista.

Cada vez que un traductor corrobora que un texto traducido por otro profesional corresponde a determinado texto fuente y da fe de ello se trata de una ratificación.

En primer lugar, se debe presentar el documento fuente, luego, la traducción a ratificar y, finalmente, la ratificación propiamente dicha en hoja romaní membretada y cosellada con la última página de la traducción a ratificar.

A modo ilustrativo:

Título: «RATIFICACIÓN»
Texto: «Ratifico que la traducción adjunta al [idioma] es fiel al documento original que la precede en [idioma del documento fuente]». Al finalizar, fórmula de cierre, firma y sello.

El Colegio certifica que la firma y el sello estampados en una traducción corresponden a un profesional en ejercicio con matrícula activa y que el documento cumple con todas las formalidades previstas en el Reglamento. En ningún caso el Colegio se expedirá sobre el contenido del documento fuente ni del documento suscripto por la persona matriculada.

El Art. 5.º de la Ley Provincial N.º 10.757 indica:

«Todo trabajo de traducción, dentro de la provincia de Santa Fe, debe estar suscripto por un traductor matriculado de acuerdo con las disposiciones de la presente ley».

Los traductores matriculados pueden certificar su firma en las traducciones que realizan, lo que les da plena validez ante la ley, les otorga fe pública y las hace oponibles a terceros.

La apostilla es la legalización de la firma de un funcionario público en ejercicio de sus funciones cuya firma debe estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Se apostilla la firma del funcionario público impuesta en el documento, mas no se certifica ni revisa el contenido del documento.

Actualmente, puede apostillar un documento con firma ológrafa o firma digital en el Colegio de Escribanos, mientras que en Cancillería (sistema TAD) solo se pueden apostillar con firma digital.