La traducción se realiza en papel tipo Romaní de 25 líneas, marginado y membretado (en venta en la oficina del Colegio). Normalmente, se logra que el documento quede bien presentado si se usa tinta negra, fuente Arial, tamaño 11,5 a doble espacio o similar. Se imprimen ambas carillas. En caso de que no se utilice el reverso de una hoja, debe invalidarse dicho espacio con una línea transversal. Como el texto de la traducción no debe contener espacios en blanco, estos se completan con guiones o barras (-/-).

Quedan exceptuados del requisito de llenar los espacios en blanco los balances, contratos y cualquier otro documento de características singulares en los que sea necesario omitir el llenado de dichos espacios en blanco a pedido del cliente o para respetar la diagramación del documento original. Para estos casos, se debe realizar la traducción en una hoja A4 membretada (en venta en la oficina del Colegio).

La primera hoja de cada uno de los documentos traducidos debe ser la hoja membretada del Colegio; las siguientes pueden o no tener el logo.

A pedido del cliente y con el fin de respetar la diagramación del documento original (por ejemplo, contratos, balances y documentos similares), la traducción se puede realizar en otra hoja que no sea la de tipo Romaní. Para estos casos puntuales, el Colegio cuenta con hojas tamaño A4 con el logo institucional.

El encabezado siempre debe ir en el idioma de la traducción del documento.

La traducción debe estar precedida por el documento fuente. Cuando la traducción exceda las posibilidades del uso de una abrochadora, se puede anillar o colocar un broche «Nepaco». La certificación del Colegio se abrochará a la última página del documento.

El documento debe traducirse íntegramente: texto, sellos y notas marginales. En caso de ilegibilidad parcial, el traductor debe aclararlo en el cuerpo de la traducción. Cuando corresponda, es conveniente poner «firma ilegible» o «texto manuscrito» en lugar de tratar de descifrar aquello que esté en manuscrito o dar fe de una firma que pueda leerse.

No existe ninguna norma que impida traducirlos. Algunos traductores especifican en su fórmula de cierre si la traducción se realiza, por ejemplo, a partir de una fotocopia, de un documento electrónico o de una copia legalizada. Se recomienda solicitar una copia legalizada para deslindar la responsabilidad del traductor en caso de manipulación del documento original.

Los organismos suelen requerir la presentación de los documentos originales y, en algunos casos, es posible que acepten copias legalizadas. Conviene que el cliente consulte en cada caso.

No se pueden realizar traducciones cuyo documento fuente esté impreso en papel de fax o que contengan documentos impresos en tal material, dado el carácter no perdurable de la impresión en soporte termosensible.

En estos casos, se transcribe el material grabado que se considera como documento fuente y, luego, se procede como con cualquier traducción.

La fórmula de cierre debe contener: nombre y apellido completo del traductor matriculado, idioma del cual se traduce, tipo de documento (original, fotocopia legalizada), lugar y fecha de realización. Si la traducción es al idioma extranjero, la fórmula de cierre debe redactarse en ambos idiomas: primero en el idioma extranjero y luego en el idioma español.

Se pueden agregar notas aclaratorias antes de la fórmula de cierre, por ejemplo, para indicar la cantidad de páginas de que consta el documento original, advertir si es traducción parcial, señalar que el documento fuente contiene partes en otros idiomas, aclarar si se trata de original o de una fotocopia simple o legalizada o cualquier otra particularidad del documento original que sea necesario señalar. Algunas de estas aclaraciones se pueden incluir directamente en la fórmula de cierre. Por ejemplo: «Yo, Fulano de Tal, como Traductor debidamente autorizado y calificado en la Provincia de Santa Fe, República Argentina, por la presente certifico que lo anteriormente dicho es traducción fiel al español de la fotocopia certificada en inglés a la que se adjunta. Realizado y firmado en Rosario a los XX días del mes de XXX de 20XX».

Toda nota o modificación se debe realizar antes de la fórmula de cierre. De no ser así, el traductor debe repetir su firma y sello debajo de dicha nota o modificación.

El sello deberá contener el nombre y apellido del traductor, título habilitante, número de matrícula, Colegio y circunscripción.

El sello se debe colocar cruzado entre la última hoja del documento fuente y la primera de la traducción. Además, se deben sellar las hojas de la traducción entre sí. El traductor debe colocar firma (o firma abreviada) y sello entre todas las hojas de la traducción. Inmediatamente después de la fórmula de cierre, sin superposición ni espacios en blanco entre la fórmula y el sello, el traductor debe firmar y estampar su sello. Toda nota o enmienda se debe realizar antes de la fórmula de cierre. Si es necesario incluirla a posteriori, el traductor debe repetir su firma y sello debajo de dicha nota o enmienda. En caso de una traducción extensa, se sellará y se firmará sobre el margen derecho de varias hojas superpuestas.

No es necesario que el traductor realice el trámite personalmente.

Cada vez que un traductor corrobora que un texto traducido por otro profesional corresponde a determinado texto fuente y da fe de ello se trata de una ratificación.

En primer lugar, se debe presentar el documento fuente, luego, la traducción a ratificar y, finalmente, la ratificación propiamente dicha. A modo ilustrativo: «Ratifico que la traducción adjunta al [idioma] es fiel al documento original que la precede en [idioma del documento fuente]». Y, luego, fórmula de cierre.

La certificación de firma en el Colegio de Traductores valida únicamente la autenticidad de la firma del traductor matriculado, no su contenido.

La apostilla es la legalización de la firma de un funcionario público en ejercicio de sus funciones cuya firma debe estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Se apostilla la firma del funcionario público impuesta en el documento, mas no se certifica ni revisa el contenido del documento.